【第九回秋季例大祭】同人イベントを振り返ろう！～準備編

お疲れ様です！

秋季例大祭から2週間が経ちましたね。皆さんはいかがお過ごしでしょうか。

自分はまだまだ疲れが抜けず加齢を感じております。

以前、当日に行った振り返り記事で「エクセルに表をまとめてフローを管理している」お話をしましたが、今回はその工程表を元にどういった流れで同人誌を制作・イベントに参加してきたかを振り返ってみたいと思います。

同人イベント出てみたいけど何をすれば良いか分からない…という方の一助になれば幸いです。

①申し込み

エクセル内はこんな感じ。

参加予定のイベントと本番の日程、それに対し今日の日付が表示されており、自動的に残り日数も確認できるようにしています。焦りますね。

■参加イベントの選定・要項確認、申し込み

各イベントのHPを読み込んで、案内に従って参加申請を行っていきましょう。

https://reitaisai.com/arts9/

↑ちなみに第九回秋季例大祭のHPはこちら。ホー川先生のイラストが良い！

■サークルカットの作成

意外と面倒で忘れがちです。

念のため、申し込み時に仮置きするカットも過去絵をモノクロ化したものにするなど万が一の対策をしておくと良いですね。

ちなみに今回は本記事のサムネにもなっている小鈴ちゃんがサークルカットでした。

久々にモノクロイラストを描き下ろししたんですが、上げるタイミングを逃していたのでここで供養。申し込み時に既にメイキング本を予定していたので、申し訳程度にペンタブを持たせていますね。

もちろんメガネ差分も。

羽々斬流では小鈴ちゃんを描く際はメガネ差分の作成を義務付けているので、支援者の方も是非そうして下さい。

■申し込み告知、当落確認、当落告知

こちらはしっかりしておいた方が良いと思います。

イベントが近づくとどうせ色々告知をすることになるんですが、前もってやっておいて損はないので。

■各種書類の受取・確認

以前は申し込み時に登録した住所に郵送で参加案内等の書類が届くシステムだった為、工程に入っております。

今は完全にHPでPDFを確認する形式になりましたね。引っ越し時などに慌てずに済むので助かります。

ちなみに、各工程の着手日と完了日をざっくり記録していて、その間の所要日数も出すようにしています。

申し込み系は事務作業が多いので当日中に終わるものが大半ですが、頒布物の制作などは着手してから完了するまでかなり日数がかかる為、記録しておくと今後イベントに出る際の目安として使えると思います。

②頒布物制作

■制作物の選定

同人誌にしようかグッズにしようか等々、考えていて一番楽しい時間です。

同人活動はこの段階の初期衝動がとても大事です。

ほぼこの時の熱意の余熱のみで、この先の数か月間の同人制作を行うことになるので思うがままに作りたいものを考えてみましょう（もちろん、ルールやマナーを守った上で）。

■テンプレートの確認、印刷・制作会社の選定

作りたいものに合わせ、自分の予算やスケジュールとも相談しながら制作をお願いする会社を選んでいきます。

制作用のテンプレートも、各会社によって様々なのでしっかり確認しましょう。

■納期・部数の設定

赤字で書きました。リアルに重要です。

今後のスケジュールや印刷代金に大きく影響するので、慎重に考えつつも早めに決断をして作業に入りたいところです。

この段階で、見積もりで確認した印刷代金の額に愕然としたり、スケジュールのヤバさに冷や汗を流したりと冷静になる局面が多くありますが、あの時の熱意を絶やさないように頑張りましょう。

■素材制作

肝心の原稿作業です。果てしなく長く感じます。

普段ならボーっとしているだけでいつの間にか過ぎている数か月が数年に感じます。

今回は大よそ二か月間の作業でしたが、結構ギリギリになってしまい断念した箇所も多くあったので、締め切りから逆算して三か月間くらいを制作期間として設けておくと良いと思います。

でも三か月あっても多分もっとやりたいことが増えて「間に合わなかった…」と言うと思うのでとりあえず出来る限り出来ることをやりましょう。

この反省も毎回してる気がする。

■入稿テンプレートに組み込み

ほぼ素材制作の流れで進行しますが、グッズ系などはテンプレートが特殊だったりして意外と時間を取られるので、印刷会社を選定する際にあらかじめしっかり確認しておくと良いと思います。

■入稿作業

印刷所からのメールや電話に怯えながら入稿します。

今までほぼ毎回、何かしらのデータの不備があるので最後まで油断しないようにしましょう。

■印刷代入金

手が震えます。この辺りから、原稿作業期間中には辛うじて残っていた熱意が完全に消えかけてひたすらに不安が押し寄せるようになります。

「全然人が来なかったらどうしよう」「ちゃんと印刷出来てなかったらどうしよう」「そもそもこの本どこが良いんだろう」等々考えることは尽きませんがもうどうしようもないので腹をくくります。

③委託関連

委託販売を行う場合は必要になってきます。

基本的には、印刷会社を選定する辺りでついでに色々検討すると良いです。

■委託先の選定

今回はメロンブックス様とBOOTH様に委託することにしました。

専売にすることでのメリットもあったりするので、そこも踏まえて検討してみましょう。

■委託先の会員・サークル登録

初めて委託する場合は必要になってきます。

事務手続き感が強くて面倒ですが、大抵数分で終わるので前もってやっておきましょう。

■部数・値段の選定、委託申請

当日に持ち込む数にも関わってくるので事前に決めておきたいです。

会場内にメロンブックス様のブースがあるので、一旦全て会場に宅配して、当日に余ったものをブースまで持っていき、在庫として宅配することも出来たりします。

※自分は実際にはやったことないので要確認です

■委託物の手配

印刷会社から直接送る場合もあれば、一度自宅に宅配してもらってから、自分で運送会社を手配して委託先に送る場合もあります。

④当日までの庶務

当日までにやっておきたいことが細々とあるので、まとめてご紹介します。

■お品書きの作成、事前告知

お品書きはSNSでの告知は勿論、当日の頒布でも使えるので是非作っておきましょう。

昨年のイベントくらいから、お品書きはテンプレートを作ってそれを使い回しています。個人的にこの本が参考になったので良かったら見てみて下さい。

https://www.amazon.co.jp/dp/B091SP6MM9/ref=cm_sw_r_tw_dp_ASTX2042R6PD6RA54HRW

■宿泊先の選定・予約、オフ会場の選定・予約

地方の方で前乗りする場合などは前もってやっておいた方が良いですね。

秋例はあまり繁忙期でないイメージですが春例はゴールデンウイーク付近になるので、入稿後に始めるのではなく数か月前から予約しておくと良いと思います。

オフ会場の方はご時世的にすっかりご無沙汰ですね。

■サークルチェック

最近はすっかりスペースを出歩く体力と気力が無くなってしまいましたが、折角のイベントなので事前に調べておいて当日楽しめるようにするのは良いと思います。

■釣銭用意

今回は全ての頒布物が1000円単位だったのであまり意識していませんでしたが、500円・100円単位のものを頒布する場合は少し考えておくと安全ですね。

■当日工程のチェック

当日の詳しい流れなどは次回の当日編でお話したいと思います。

■持ち物チェック

非常に大事なので個別に表を作って管理しています。

優先度については↓のような感じで分類しています。

A：ほぼ絶対必要

B：状況によっては必要

C：あれば便利

とりあえずA・B辺りを揃えておけば当日困ることはあまり無いと思います。

イベントの仕様が変わって必要じゃなくなったもの（入場証など）もありますが。

当日までのざっくりとした流れは以上です！

次回は当日の動きと反省（KPT）のご紹介を予定しております。

今回使ったエクセルファイルも共有しようかと思っておりますので是非ご確認ください。

それではお疲れ様でした！