【第九回秋季例大祭】同人イベントを振り返ろう！～当日編

お疲れ様です！

前回に引き続き、今回は当日編です。

イベント当日はどうしても慌ただしくなりますし、想定外のトラブル何かも起きたりして何からやればいいか分からなくなることもしばしばあります。

事前に流れを確認して予定を立てておくことで、タスクの入れ替えや軌道修正などの臨機応変な対応もしやすくなると思います。

という訳で早速当日の流れを見て行きましょう。

会場に着くまでの流れはガッツリ最寄り駅などが入っていたので割愛しております。

■サークル入場

今回はサークル入場開始15分前に着く想定で動いていましたが、当日は30分前くらいに着くことができました。

開場前の待ち時間はひたすらSlay the Spireをやってましたね。20分くらいは並んでいたと思うのですが体感は30秒でした。

■見本誌提出

入場後、自分のスペースに着いた時点で机の上のサークル向け書類を確認し、見本誌とサークル登録証に記入して受付まで提出に向かいます。

以前のイベントで、設営後に見本誌登録をしに行ったところ大量に人が並んでおり、開会のギリギリまでかかってしまったことがあったので、以降は真っ先に登録を行うようにしています。

新刊も、印刷所から一度自宅を経由して会場に宅配する形だった為、自宅に届いた時点で見本誌提出用に一冊キープしておくと非常に便利です。

■宅配引き取り

続いて宅配物を引き取り、自分のスペースまで運んでいきます。

今回は一冊が分厚いこともあり二桁を超える段ボールを運ぶことになってしまいましたが、結果的には15分程度で全て運び終えることができました。

台車は本当に便利です。

■設営開始

ここからの設営の流れは個人差がかなりあると思いますが、自分の場合は手間のかかる新刊の開封等は後回しにし、まずテーブルクロスやPOP、グッズ系の陳列を優先します。

とりあえず最低限見映えを良くすることを意識して、形を取り繕えるところまで持って行ってから新刊の陳列に手をつけた方が色々と安全な気がしますね。

設営ができたら後は開会までボーっとしておきましょう。

今回は直前に売り子を手伝ってくれる知人の方が来てくれたので、雑談をしつつ時間を潰していました。

■開会

売り子の方のお陰もあり、イベント中は特に大きなトラブルもなく進行することができました。

軽食なども取れるタイミングで取っておくと良いですね。

例大祭は春・秋と比較的気候が穏やかな時期に開催されていますが、コミケなどは体調管理も非常に大変そうなので気候にあった備えをしておくのは大切です。

■撤収準備

今回は有難いことに早い時間で完売してしまった為、13時30頃には撤収準備を始めておりました。

撤収はまず在庫⇒頂き物等の順番で梱包を進めていきます。

ゴミをまとめる作業から始めると誤って私物をゴミに入れてしまったりするので…。

手荷物は後回しで良いので、とりあえず宅配するものと捨てるものをまとめておきましょう。

今回は売り子さんがいてくれたので分担できましたが、貴重品の管理もしなければいけないので、出来る限り手荷物や私物をまとめた上でゴミ捨て⇒在庫等の宅配を行いたいですね。

■宅配搬出

宅配搬出の受付終了時間は前もって確認して、常に意識して撤収作業を進めます。

大体かなり人が並んでいると思うので、ギリギリになって宅配業者の方の迷惑にならないようにしましょう。

自分もほぼ毎回時間ギリギリになってしまっていたので、今回早めに手続きが出来てホッとしました。

当日の流れはこんな感じです。

設営・撤収の手順は自分の中で整理して言語化しておくと非常に助かると思います。

最後に、KPT法で今回の反省を行っていきたいと思います。

自分もふわっとしか理解できていませんが、要するにKeep（良かったので維持すること）・Problem（問題があったので改善すること）・Try（次回に取り組むこと）を分類して整理する方法みたいです。

という訳で今回の反省はこちら↓

体調管理や、宅配・移動周りの反省点は多くありましたが、それ以外に新しくやってみたことは概ね良い感じでした。

以前はキャリーケースに台車をくっつけて、当日に自宅から持っていく方法をとっていたのですが、今回は台車も事前に会場に送っておき、撤収時に在庫等と合わせて台車も自宅に宅配するようにしました。

このおかげで手荷物がグッと減り、当日の移動のストレス軽減や体力の温存もできたので非常に良い感じでした。今後も是非続けたいですね。

こんな感じでイベントの振り返りを行っておくと、今後参加する際に助かりますし、他の人に共有して参考にしてもらうこともできます。

自分も他の方がどういう流れでやっているのか気になるのでどこかで公開したりして欲しいですね。

今回のイベントの振り返りは以上です！

去年辺りから自分で確認する用に資料を作って進めていて、どこかのタイミングで公開してみたいなと思っていたのでこういう形で共有させて頂きました。

今回使用したエクセルシートはこちらです↓

https://firestorage.jp/download/8e057c1d1c93a408770892c85de63b98d0797788

エクセルファイルをFANBOX内に上げられなかったので一週間限定でファイルストレージにアップしました。

エクセル初心者が見様見真似で作っているので詳しい方がいたら是非改善して欲しいです。

自分もまだまだイベント初心者ですが（7年目）、これからも色々学びつつ参加していければと思います！

それではお疲れ様でした。